01
Iteration 1: Import-Fundament
Externe Exporte werden in eine feste Importvorlage überführt. Grundlage sind immer dieselben IDs; personenbezogene Daten werden nicht verwendet. Mapping und Logikprüfung markieren kontaktierbare Datensätze.
Call-Center Tracking.
Kontakte transparent steuern.
Der Prozess startet mit einem Export aus dem Fremdsystem nur auf Basis fester technischer IDs. Es werden dabei keine personenbezogenen Daten verarbeitet. Nach Import in die Vorlage prüft das Modul Mapping und Rahmenbedingungen, zeigt kontaktierbare Datensätze an und führt die Bearbeitung über klare Ja/Nein-Entscheidungen.
Ausgangslage
Vor der Einführung lief die Kontaktsteuerung weitgehend manuell über Excel. Dadurch fehlten klare Zuständigkeiten je Kontaktfall und ein belastbarer, systemgestützter Ablauf für Termin- und Ergebnismanagement.
Manuelle Datenpflege
Die Daten wurden händisch in Excel gepflegt und zwischen Unternehmen, externem Call-Center und Partner weitergegeben. Ein durchgängiger Systemfluss war nicht vorhanden.
Fehleranfällige Erfassung
Manuelle Übertragung, Vertipper und uneinheitliche Datenstände führten regelmäßig zu Fehlern in der Kontaktbearbeitung.
Unklare Zuständigkeiten
Es war nicht transparent, welcher Agent welchen Kontakt bearbeiten soll. Dadurch entstanden Überschneidungen und operative Reibung.
Mehrfachkontakte
Durch fehlende Transparenz über den Kontaktstatus wurden einzelne Personen mehrfach angerufen - mit negativer Außenwirkung.
Verpasste Termine
Vereinbarte Besichtigungstermine wurden teilweise nicht wahrgenommen. Das wirkte sich direkt auf Qualität, Effizienz und Vertrauen aus.
Fehlende Systemstütze
Kontaktintervalle und Datenschutzvorgaben waren bekannt, konnten im manuellen Excel-Prozess jedoch nicht verlässlich gesteuert werden.
Prozessvisualisierung
BPMN Prozess mit Loop
Vom externen ID-Export bis zum Termin oder nächsten Kontaktzyklus
02
Iteration 2: Zuweisung & Sichtbarkeit
Der Admin kann mehrere Datensätze markieren und per Batch einem Nutzer zuweisen. Dadurch sieht jeder nur seine Fälle und kontaktiert ausschließlich zugewiesene Datensätze.
03
Iteration 3+4: Geführte Ergebnisse
Kontaktresultate werden abstrakt über Ja/Nein-Fragen dokumentiert: Anrufversuch, erreicht, Ergebnis. Bei Termin oder Wartegrund erfolgt die Rückmeldung ins externe System und der Datensatz wird für weitere Kontaktversuche gesperrt; ohne Abschluss läuft der nächste Loop.
Technischer Mehrwert auf Basis realer Iterationen.
Die Lösung führt externe ID-Daten in eine prüfbare Importstrecke, steuert kontaktierbare Fälle über Regelwerk und verteilt sie per Batch an Bearbeiter. Kontaktintervalle sind durch Partner-Vorgaben definiert: Woche 1 bis zu drei Versuche, Woche 2 der vierte, Woche 3 der fünfte.
ID-firstDatenschutzkonformer Abgleich ohne PII
Assign-safeDatensätze klar pro Nutzer zugewiesen
Rule-basedMehrfachkontakte pro Tag werden vermieden
Technische Funktionen7
01
ID-MatchingImport und Updates erfolgen über feste technische IDs statt Personenmerkmalen.
02
ImportvorlageExterne ID-Exporte werden über eine feste Vorlage ins Modul geladen.
03
LogikprüfungRegeln bewerten Datensätze und zeigen dem Admin kontaktierbare Fälle gemäß den vorgegebenen Intervallen des Partners.
04
ZuweisungslogikNur zugewiesene Nutzer sehen und bearbeiten den jeweiligen Datensatz. Mehrfachanrufe einer Person werden vermieden.
05
Geführte AbfragenAbfragen steuern die Dateneintragung. Userfehler wie falsche Daten oder Vertippen werden durch simple Ja/Nein-Abfragen eliminiert.
06
KontakthistorieDas System erkennt, welche Datensätze wie oft kontaktiert wurden - somit handelt man nach den Intervallen und Vorgaben des Partners.
07
Rückmeldung + SperreTermin und Wartegründe werden sowohl im externen System als auch dem Modul gesetzt. So wird auch bei erneutem Import klar, dass diese Person nicht mehr kontaktiert werden darf.
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