Eine mehrstufige Freigabe abhängig von der Rechnungssumme. Gekoppelt an die Verantwortlichen. Ohne Mails und Flurfunk, sondern zentral und je Eingangsrechnung einheitlich.
Ausgangslage
Vor der Einführung mehrstufiger Freigaben laufen Eingangsrechnungen häufig in uneinheitlichen Prüfpfaden. Das führt zu Verzögerungen, Rückfragen und fehlender Transparenz je Rechnung.
Freigaben erfolgen meist einstufig oder ad hoc. Die Prüfung hängt stark von Verfügbarkeit einzelner Personen ab und ist je Eingangsrechnung nicht einheitlich nachvollziehbar.
Schwellenwerte und Verantwortlichkeiten sind fachlich definiert, werden jedoch manuell umgesetzt. Die Regeln existieren, greifen aber nicht systemisch im Prozess.
Jede Eingangsrechnung wird der relevanten Kostenstelle zugeordnet. Auf dieser Basis startet ein definierter Prüfpfad mit klaren Verantwortlichkeiten, statt ad hoc über E-Mail oder Zuruf zu eskalieren.
Je Kostenstelle greifen Schwellenwerte für ein- oder mehrstufige Freigaben. Mit steigender Rechnungssumme wird der Freigabeprozess automatisch erweitert, damit Risiko und Prüftiefe zusammenpassen.
Kostenstellen werden projektspezifisch geführt und mit zuständigen Projektmanagern verknüpft. Freigaben landen dadurch direkt bei den verantwortlichen Rollen und bleiben pro Projekt nachvollziehbar.
Rechnungen bleiben bis zum Abschluss aller Freigabestufen gesperrt. So werden ungeprüfte Zahlungen zuverlässig verhindert und die Auszahlung erst nach fachlicher und formaler Prüfung ausgelöst.
Bei Ablehnung wird automatisch eine Ablehnungsmail an den Lieferanten gesendet - inklusive individuellem Kommentar und Aufforderung zur Berichtigung der Rechnung.
Eingangsrechnungen durchlaufen einen konfigurierbaren Freigabeprozess mit automatischer Schwellenwertlogik. Jede Stufe wird dokumentiert, jede Entscheidung nachvollziehbar festgehalten. So entsteht ein revisionssicherer Ablauf ohne zusätzliche Abstimmung.
Technische Funktionen6
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